IL LIBRO UNICO DEL LAVORO
E LA VIDIMAZIONE IN FASE DI STAMPA LASER DA PARTE DELL’INAILLE
ULTIME ISTRUZIONI.
(Dott.ssa Silvana
Toriello)
PREMESSA
I
datori di lavoro privati, con la sola esclusione del datore di lavoro
domestico, devono istituire e tenere il Libro unico del lavoro, sul
quale devono essere iscritti i lavoratori subordinati, i
collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli
associati in partecipazione con apporto lavorativo. Il Libro unico
del lavoro, com’è noto, ha la funzione essenziale di
documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio
rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale
dell'impresa. Esso è tenuto e conservato, in alternativa,
presso: la sede legale dell'Impresa, lo studio dei consulenti del
lavoro o di altro professionista abilitato,i servizi e i centri di
assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e
delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.Le modalità
di tenuta del Libro unico sono:
1. elaborazione
e stampa meccanografica su fogli mobili, preventivamente rispetto
alla messa in uso numerati in ogni pagina e vidimati dall'INAIL o da
soggetti abilitati
2. a
stampa laser, con autorizzazione preventiva dell'INAIL alla stampa e
alla generazione della numerazione automatica
3. modalità
informatica su supporti magnetici, a condizione che ogni singola
scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle
registrazioni in precedenza effettuate, oppure con sistemi di
elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità
dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità
dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle
operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal
Codice dell'Amministrazione digitale.
Questa
modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di
vidimazione e autorizzazione dell'INAIL. Prima della messa in uso,
deve essere fatta comunicazione scritta alla Direzione provinciale
del lavoro.
Dopo
la pubblicazione da parte del Ministero del lavoro del ben noto
«Vademecum» in data 5 dicembre 2008 ed i chiarimenti ivi
previsti e relativi alla gestione del libro unico, anche l’Inail,
in qualità di unico ente preposto alla vidimazione, ha
dettato, con la nota del 9 dicembre 2008, gli adempimenti e le
procedure da seguirsi da parte dei datori di lavoro e dei
professionisti per la gestione del libro unico del lavoro.
DATORI
DI LAVORO NON PRESENTI NEGLI ARCHIVI INAIL
All’Inail
è stata attribuita la funzione di vidimare il libro unico di
tutti i datori di lavoro, anche di quelli che, non essendo
assoggettati all’obbligo assicurativo Inail ovvero, pur essendo
ad esso assoggettati, ma gestiti poi sotto il profilo del rapporto
assicurativo da altri enti, come nel caso degli agricoli,non sono
presenti negli archivi dell’Istituto. Tali datori di lavoro
devono dunque registrarsi attraverso il sito dell’Istituto
seguendo il percorso nella nota citata individuato. Questi clienti
nel linguaggio usuale e comune utilizzato all’interno
dell’Istituto vengono definiti “clienti light”. Per
essi la registrazione può essere effettuata anche
dall’intermediario di riferimento.La prima conseguenza che ne è
scaturita è stata che la vidimazione non è stata più
effettuata all’interno degli archivi con riferimento alla
Posizione assicurativa territoriale ( sede lavori) bensì con
riferimento al cliente.
STAMPA
LASER
Le
disposizioni che disciplinano l’utilizzo della vidimazione dei
libri obbligatori in fase di stampa laser prevedono che l’Inail
rilasci preventivamente una autorizzazione in relazione al tracciato
presentato dal datore di lavoro. L’autorizzazione deve essere
nuovamente richiesta ogni qualvolta lo stesso tracciato viene
cambiato (con riferimento ai contenuti).
Poiché
i contenuti del libro unico sono comunque diversi da quelli dei
vecchi libri paga e che quindi i tracciati non potevano essere gli
stessi, l’Inail, con la nota del 10 settembre 2008 aveva
comunicato che tutti i datori di lavoro, anche quelli che avevano già
ottenuto una autorizzazione, avrebbero dovuto procedere ad una nuova
richiesta.
Tuttavia
per evitare un sovraccarico di adempimenti anche alle sedi Inail, si
decise di rilasciare una autorizzazione preventiva ai tracciati
prodotti dalle società di software che avrebbe esteso i propri
effetti indirettamente anche agli utenti che li avrebbero utilizzati.
ADEMPIMENTI
DEI DATORI DI LAVORO E DEI PROFESSIONISTI
Tali
adempimenti sono diversificati in relazione alla situazione in cui
precedentemente versava sotto il profilo dell’autorizzazione il
soggetto di che trattasi.
a)
Datori di lavoro e professionisti che sono già stati
autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser e che utilizzano
un tracciato prodotto da società di software «preautorizzato
»: non devono richiedere alcuna autorizzazione né
presentare alcuna comunicazione;
b)
Datori di lavoro e professionisti che intendono utilizzare un
tracciato prodotto da società di software «preautorizzato
», ma che ancora non sono stati autorizzati alla vidimazione in
fase di stampa laser: devono presentare una comunicazione nella quale
indicheranno il codice del tracciato «preautorizzato »;
c)
Datori di lavoro e professionisti che non utilizzano tracciati
«preautorizzati»; sia chi è già stato
autorizzato, sia quelli che intendono adottare la vidimazione in fase
di stampa laser per la prima volta: prima dell’avvio del libro
unico devono richiedere l’autorizzazione tramite il modello
comunicato dall’Inail con la citata nota del 10 settembre del
2008 allegando allo stesso una copia del libro unico che sarà
utilizzato, con il logo Inail.
Si è
quindi creata una differenziazione di competenze tra la Direzione
centrale Rischi dell’Inail e le Sedi territoriali : la
Direzione Centrale Rischi autorizza il tracciato del Libro Unico alle
case di Software, nel mentre le Sedi territoriali autorizzano gli
Utenti che utilizzano tracciati non preventivamente autorizzati dalla
Direzione Centrale Rischi e ricevono le comunicazioni degli Utenti
che utilizzano tracciati pre-autorizzati dalla Direzione Centrale
Rischi inserendo l’informazione in GRA
CARATTERISTICHE
RICHIESTE PER LA VIDIMAZIONE IN FASE DI STAMPA LASER
Nella
già richiamata nota del 10 settembre 2008, l’Istituto
ricordava le caratteristiche richieste per procedere alla vidimazione
in fase di stampa laser e cioè:
• la
stampa del tracciato deve essere conforme al facsimile autorizzato;
• il
programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di
stampa di ogni foglio;
• su
ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo
della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di
autorizzazione e il codice della Sede Inail che ha rilasciato
l’autorizzazione.
Veniva
meno l’obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile
delle retribuzioni, nonché l’obbligo di inoltrare alla
Sede Inail, entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di
riferimento, detto prospetto riepilogativo.
NUMERAZIONE
UNICA
L’articolo
2 del decreto ministeriale 9 luglio 2008 stabilisce che i consulenti
del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti di cui all’articolo
1, commi 1 e 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che siano
autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro
unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti devono:
a)
ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita
nella lettera di incarico o documento equipollente;
b)
inviare, in via telematica, all’Inail con la prima richiesta di
autorizzazione, un elenco dei suddetti datori di lavoro e del codice
fiscale dei medesimi;
c)
dare comunicazione, in via telematica, all’Inail, entro 30
giorni dall’evento, della avvenuta acquisizione di un nuovo
datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti di
uno dei datori di lavoro già comunicati ai sensi della
precedente lettera b).
L’Inail,
con le istruzioni operative del dicembre 2008, nel richiamare le
disposizioni sopra esposte, dopo aver ricordato che tutte le
procedure eventualmente previste devono svolgersi in via telematica,
chiarisce che:
1)
Soggetti già autorizzati alla numerazione unica
Non
devono richiedere alcuna nuova autorizzazione; sono tenuti soltanto a
comunicare all’Inail l’elenco dei clienti assistiti. Al
termine della procedura di comunicazione, l’Istituto rilascerà
una nuova autorizzazione valida a livello nazionale, che sostituirà
tutte le altre autorizzazioni rilasciate a livello
territoriale.Qualora debba essere inserita la delega di un’azienda
non presente nella Banca dati Inail (ad esempio: datore di lavoro
agricolo), l’azienda (o il professionista per suo conto) deve
preventivamente eseguire la procedura di registrazione indicata
precedentemente fino all’attribuzione del numero di Codice
Cliente e del Pin.
2)
Soggetti che intendono richiedere una nuova autorizzazione alla
numerazione unica
Deve
ovviamente essere richiesta l’autorizzazione ed anche in questo
caso l’Istituto nelle nuove istruzioni operative in commento
indica il percorso che deve essere eseguito all’interno del
sito Inail. L’accesso viene effettuato con nome utente e
password sul punto cliente. I soggetti che non sono autorizzati
all’accesso su «Punto Cliente» debbono,
preventivamente, recarsi ad una Sede Inail al fine di fornire le
proprie credenziali e farsi assegnare il pin e la password utili per
accedere ai Servizi online.
A
questo punto, devono collegarsi al sito Inail, entrare in «Punto
Cliente» e terminare così la registrazione. Anche in
questo caso, qualora debba essere inserita la delega di un’azienda
non presente nella Banca dati Inail (ad esempio: datore di lavoro
agricolo), l’azienda (o il professionista per suo conto) deve
preventivamente eseguire la procedura di registrazione indicata nel
precedente paragrafo «Datori di lavoro non presenti nella Banca
dati Inail» fino all’attribuzione del numero di Codice
Cliente e del Pin.
Effettuato
tutto il percorso, viene visualizzata l’autorizzazione alla
numerazione unitaria firmata dal
Direttore
Centrale Rischi con indicato il codice di autorizzazione.
L’autorizzazione può essere stampata dall’Utente e
visualizzata anche in seguito nel sito su «Punto Cliente».
******
Questo
il quadro della disciplina dettata al fine di gestire nella fase di
avvio del libro unico del lavoro nella maniera meno traumatica
possibile sia per le sedi dell’Istituto che per le aziende la
pluralità di adempimenti che derivavano dalla introduzione del
libro unico del lavoro.
LE
ISTRUZIONI DI CUI ALLA NOTA DEL 15/01/2010 NUMERO 0000335.
Di
recente è stato fatto notare all’Istituto che i datori
di lavoro che utilizzano un tracciato prodotto da società di
software «preautorizzato », ma che non sono stati mai
autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser e che si sono
limitati a presentare una comunicazione nella quale indicano il
codice del tracciato «preautorizzato » si trovano in una
condizione non del tutto regolare in quanto se anche sono in grado di
giovarsi di un tracciato legittimamente preautorizzato, necessitano
di una sanatoria in quanto essi non risultano mai autorizzati alla
gestione della numerazione automatica in quanto mai autorizzati in
realtà alla vidimazione in fase di stampa laser. In definitiva
è come se essi avessero sin qui usufruito di una
autorizzazione parziale e limitata al solo tracciato senza essere in
possesso dell’altro pezzo fondamentale dell’autorizzazione
relativo alla generazione della numerazione automatica. La
circostanza non riguarda gli intermediari che per essere destinatari
dell’autorizzazione alla numerazione unitaria restano estranei
allo specifico meccanismo.
Anche
in questa circostanza comunque, al fine di evitare un sovraccarico di
adempimenti per gli utenti sarà l’Istituto a provvedere
in merito estraendo le liste dai propri archivi dei soggetti
interessati e trasferendo loro l’autorizzazione di che
trattasi. Ad oggi è stato già estratto un elenco di
trecento utenti cui verrà trasmessa l’autorizzazione a
ratifica e sanatoria. Il numero che detta autorizzazione riporterà
e la data dovranno essere registrati sul layout ed affiancare il
numero di autorizzazione al layout che identifica l’autorizzazione
rilasciata dalla Direzione Centrale Rischi. In prosieguo man mano che
le Sedi inseriranno a sistema le comunicazioni pregresse mancanti il
quadro si completerà del tutto.
Allo
stesso modo gli intermediari dovranno inserire sul layout il numero
della autorizzazione alla numerazione unitaria nel mentre i restanti
soggetti già per il passato regolarmente autorizzati alla
vidimazione in fase di stampa laser ed estranei, pertanto, alla
casistica appena individuata dovranno preoccuparsi anch’essi di
registrare sul layout preautorizzato il numero della propria
autorizzazione ove mancante. Per tale ultima operazione non sono
stati previsti termini ma è evidente che prima si provvede e
prima si è del tutto in regola.
Per
l’avvenire chi per la prima volta chiederà di essere
autorizzato alla vidimazione in sede di stampa laser rappresentando
che utilizza un layout preautorizzato, dovrà presentare
apposita richiesta di autorizzazione ad una Sede dell'Istituto. Detta
richiesta può essere presentata anche tramite posta
elettronica certificata. Nella richiesta dovranno essere indicati i
dati identificativi del soggetto che chiede l'autorizzazione, nonché
il numero e la data di autorizzazione che identificano il
layout
pre-autorizzato che si intende utilizzare ( v. Allegato - Modello
richiesta autorizzazione stampa laser).
La
Sede che ha ricevuto la richiesta provvederà ad inserire
l'informazione in procedura GRA ed a rilasciare - tramite la
procedura GRA WEB "Vidimazione libri" sezione "Libro
unico" "Laser autorizzazione" - un numero di
autorizzazione. Consegnerà o inoltrerà all'Utente la
relativa stampa dell'autorizzazione.
